Recepción de Facturas | Portal del Proveedor de Factura Electrónica

Realidad Actual – Recibir Facturas electrónicas

El propio soporte de las facturas en papel introduce sobre-costes importantes inherentes al manejo del documento tanto desde la perspectiva del cliente como de la del proveedor limitando la capacidad de optimización reducción de los ciclos de proceso.

¿Cómo recibir facturas electrónicas? ¿Cómo digitalizar facturas y documentos? ¿Cómo organizar facturas de proveedores? 

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Nuestra propuesta – Portal de Recepción de Facturas

easyap pone a disposición de sus clientes el portal de recepción de facturas de proveedor easyei en el que en un buzón centralizado recepcionan todas las facturas, independientemente de su formato, factura electrónica, e-factura, pdf, edi, papel ….

La idea es que en un único punto se tiene visibilidad de todas las facturas recibidas, sin importar el formato en que el proveedor las ha enviado. Las facturas papel / pdf pasarán por un proceso de escaneado y ocr, volcando al buzón centralizado ya digitalizadas.

Los proveedores podrán enviar a un punto centralizado las facturas en formatos diversos: pdf, e-factura, edi, facturae…De tal forma, que independientemente del origen y formato, el área de contabilidad de proveedores tendrá en un único lugar las facturas (con imagen y datos) para su tramitación.

La utilización de múltiples canales de interconexion facilitan la conexion al “buzon” centralizado de facturas, email, ftp, redes de valor añadido como Peppol… independiza al cliente de lso diferentes protocolos y formatos de facturación. La carga manual de facturas ya sea via factura Web o desde ficheros estructurados es tambien parte del alcance funcional del portal del proveedor.

Desde este punto común se podrán enlazar, si se desea, con workflows de tramitación en función de la tipologia de la factura: con o sin pedido, facturas pendientes de aprobar para agilizar tareas de conformación, aprobación, codificación, resolución incidencias…

Beneficios – Portal del proveedor de recepción de facturas easyei

  • Visibilidad inmediata de las facturas, que ya no se pierden entre los distintos departamentos
  • Transformación de costes fijos en variables
  • Incremento de la productividad de los actores del proceso, derivando en ahorro de costes tanto para el cliente como para el proveedor
  • Registro electrónico de todas las actuaciones en el proceso, favoreciendo el control interno
  • Reducción del tiempo dedicado por el cliente a la aprobación de facturas y a la resolución de excepciones.
  • Mejora de la relación Cliente / Proveedor
  • Contabilización automática de facturas
  • Aprovisionamiento real de gastos
  • Facilita la planificación de Tesorería

¿Cómo Funciona easyei en la Recepción de Facturas?

Proceso

easyei es un portal del proveedor web de facturación electrónica que permite tener un único punto de entrada para todas las facturas recibidas de los proveedores, independientemente de su formato, y transferirlas al sistema contable. Se trabaja con imágenes y datos, no hay papel ni formatos electrónicos no interpretables.

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1. Dirección de Envío:

Las facturas en papel se pueden recoger mediante servicio de valija o en un apartado de correos centralizado atendido por easyap.

easyap le asignará una dirección centralizada MI_Empresa@factura.es o MY_Company@invoic.es para sus facturas en fichero pdf, xml, factura-e, EDI… Si el cliente dispone de un buzón centralizado no se requiere ningun cambio.

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2. Enví­o de Facturas:

Los proveedores enví­an sus facturas papel o en formato electrónico (pdf, xml, EDI,…) a las direcciones asignadas. Posibilidad de personalizar formatos por proveedor.

Si lo desea, sus proveedores pueden confeccionar sus facturas directamente en el portal vía Web o cargarlas vía ficheros estructurados de formato estandar.

Para facturas papel se dispone de funcionalidad de escaneo directamente integrada en el portal.  Las facturas papel / pdf utiliza procedimientos de OCR integrados en el portal y, Digitalización certificada y firma electrónica para generar facturas electrónicas con total validez legal.

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3. Recepción de Facturas:

Las facturas son recibidas, no importa el formato, en el portal de facturación electrónica easyei de easyap.

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4. Firma Electrónica:

Las facturas son firmadas electrónicamente para garantizar su validez legal.

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5. Aceptación de Facturas:

Las facturas, una vez aceptadas son descargadas y/o enviadas a su sistema contable en el formato acordado.

Workflow:

La incorporación de workflows de cuadre y aprobación al está tambien dentro del ámbito de servicio de easyap.
Para mas info pinche aqui

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6. Custodia Electrónica e información de estados:

Las facturas custodiadas en el portal easyei estarán disponibles para su posterior consulta durante periodo acordado.

La retroalimentación de los estados de la factura como información del pago forma parte de la información básica a mostrar al proveedor.

Beneficio mutuo: proveedor satisfecho y recursos liberados.

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