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La importancia de una solución online de gestión de facturas en la pyme

En España, una parte importante del tejido empresarial está constituido por pequeñas y medianas empresas. Pero la gran mayoría de las pequeñas empresas no cuenta con una adecuada herramienta para la gestión de las facturas, tanto recibidas como emitidas.

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Política BYOD: Tecnología móvil en la gestión de los gastos de empleado

Muchas empresas han tenido y tienen que pelear continuamente por conseguir que sus empleados registren de forma adecuada la relación de los gastos imputables a la empresa. El departamento de Cuentas por Pagar debe realizar una auténtica tarea de titanes a la hora de enfrentarse a los informes anuales o periódicos que les pasan los empleados y tratar de armonizarlos con los datos que tienen de tarjetas de empresa, las líneas generales de la política de gastos de la empresa, y el reflejo contable de todo esto.

cuadre de facturas

Automatización de cuadre de facturas.

Dentro del proceso de cuentas por pagar la contabilización de facturas de proveedor es una tarea muy exigente en cuanto a recursos. En el proceso de facturas con pedido ocupa a más del 65% de los recursos del área. La automatización del proceso pasa por procedimentar de forma adecuada y eficiente tanto las tareas de cuadre como las de resolución de excepciones, el uso de herramientas de workflow de facturas ayuda en esta tarea.

Nos ocuparemos ahora de la automatización del cuadre.

cuentas por pagar

Infografía sobre el análisis de Cuentas por Pagar

Es importante querer mejorar la eficiencia de AP, pero primero hay que observar e identificar los factores relevantes que influyen en los procesos del departamento.

Hay tres pasos fundamentales a la hora de poner los procesos de AP bajo el microscopio:

Infografía sobre el análisis de Cuentas por Pagar

​1. Identificar y representar el mapa de los procesos: habrá que revisar todo el recorrido y tiempos de la gestión documental, conformación de facturas, incidencias y codificación.

tipos de factura

Tipos de factura y contabilización del gasto

En área de Cuentas por Pagar, la tradicional distinción de facturas con pedido y sin pedido en relacion a los tipos de factura, se manifiesta tanto en la tramitación (distinto tipo de tareas) como en la afectación contable del registro de facturas.

vinculo ap y gestion de compras

Gestión de compras: La relación con el departamento de Cuentas por Pagar

Gestión de Compras de la empresa y el área de AP se han desarrollado de forma separada, incluso utilizando diferentes Indicadores que a veces entran en conflicto. En general parece que cada una se relaciona con una parte diferente del negocio. Y es algo que se encuentra tan aceptado en el entorno empresarial, que forma parte de la cultura de los distintos profesionales implicados bajo la máxima “ así es cómo se hacen las cosas en la empresa”.

ciclo de ap

Por qué reducir el ciclo de AP de días a horas

Historicamente, en  el proceso de contabilización facturas de proveedor la única variable de tiempo considerada ha sido la de la fecha de pago. Con que las tareas de contabilización y registro de facturas estén finalizadas antes del vencimiento, normalmente 30 ó 60 días, es suficiente. A nadie con experiencia en AP le resulta ajena la métrica “facturas pagadas a vencimiento” con un nivel de desempeño óptimo situado entorno al 90%.

automatizacion gastos de empleado

Los puntos clave de la Automatización en Gastos de Empleado

La tarea de gestionar los gastos de empleado en la empresa puede ser compleja y bastante arbitraria según la persona que tenga que coordinar el proceso. Para los empleados, suele ser engorrosa y, a menudo, se retrasan en la elaboración de la hoja de gastos, o no reflejan adecuadamente éstos. También pueden faltar tickets o no cuadrar con los gastos declarados.

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La Facturación Electrónica única europea

En el pasado mes de enero de 2014 se aprobó una directiva con el objetivo de unificar la facturación electrónica en la contratación pública de los estados miembros. Según esta directiva se va a establecer un estándar para el ámbito de la facturación electrónica por el que se prevé un ahorro de 2,3 billones de euros a las administraciones públicas europeas.

 Medición de la productividad

Medición adecuada de la productividad en Cuentas por Pagar

A la hora de entender y valorar la productividad del área de cuentas por pagar suelen emplearse varias métricas, pero quizás las más común y extendida es el número de facturas registradas por empleado en un período de tiempo, normalmente el año.

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