cuadre de facturas

Automatización de cuadre de facturas. Puntos a tener en cuenta

Dentro del proceso de cuentas por pagar la contabilización de facturas de proveedor es una tarea muy exigente en cuanto a recursos. En el proceso de facturas con pedido ocupa a más del 65% de los recursos del área.

La automatización del proceso pasa por procedimentar de forma adecuada y eficiente tanto las tareas de cuadre como las de resolución de excepciones, el uso de herramientas de workflow de facturas ayuda en esta tarea.

Nos ocuparemos ahora de la automatización del cuadre.

Infografía sobre el análisis de Cuentas por Pagar

Es importante querer mejorar la eficiencia de AP, pero primero hay que observar e identificar los factores relevantes que influyen en los procesos del departamento.

Hay tres pasos fundamentales a la hora de poner los procesos de AP bajo el microscopio:

 

​1. Identificar y representar el mapa de los procesos: habrá que revisar todo el recorrido y tiempos de la gestión documental, conformación de facturas, incidencias y codificación.

contabilizar facturas

Facturas y contabilización del gasto

En área de Cuentas por Pagar, la tradicional distinción de facturas con pedido y sin pedido, se manifiesta tanto en la tramitación (distinto tipo de tareas) como en la afectación contable del registro de facturas.

vinculo ap compras

La relación entre Cuentas por Pagar y Compras

El área de Compras de la empresa y el área de AP se han desarrollado de forma separada, incluso utilizando diferentes Indicadores que a veces entran en conflicto. En general parece que cada una se relaciona con una parte diferente del negocio. Y es algo que se encuentra tan aceptado en el entorno empresarial, que forma parte de la cultura de los distintos profesionales implicados bajo la máxima “ así es cómo se hacen las cosas en la empresa”.

Por qué reducir el ciclo de AP de días a horas

Historicamente, en  el proceso de contabilización facturas de proveedor la única variable de tiempo considerada ha sido la de la fecha de pago. Con que las tareas de contabilización y registro de facturas estén finalizadas antes del vencimiento, normalmente 30 ó 60 días, es suficiente. A nadie con experiencia en AP le resulta ajena la métrica “facturas pagadas a vencimiento” con un nivel de desempeño óptimo situado entorno al 90%.

automatizacion gastos de empleado

Los puntos clave de la Automatización en Gastos de Empleado

La tarea de gestionar los gastos de empleado en la empresa puede ser compleja y bastante arbitraria según la persona que tenga que coordinar el proceso. Para los empleados, suele ser engorrosa y, a menudo, se retrasan en la elaboración de la hoja de gastos, o no reflejan adecuadamente éstos. También pueden faltar tickets o no cuadrar con los gastos declarados.

bandera europea

La Facturación Electrónica única europea

En el pasado mes de enero de 2014 se aprobó una directiva con el objetivo de unificar la facturación electrónica en la contratación pública de los estados miembros. Según esta directiva se va a establecer un estándar para el ámbito de la facturación electrónica por el que se prevé un ahorro de 2,3 billones de euros a las administraciones públicas europeas.

 Medición de la productividad

Medición adecuada de la productividad en Cuentas por Pagar

A la hora de entender y valorar el desempeño del área de cuentas por pagar suelen emplearse varias métricas, pero quizás las más común y extendida es el número de facturas registradas por empleado en un período de tiempo, normalmente el año.

Workflow de Cuentas por Pagar



alertas gastos empleado

Señales de alarma en las Hojas de Gastos de Empleado

En algunas empresas, la partida de Gastos de Empleado es difícil de manejar y, a menudo, no se logran cumplir adecuadamente las normas que trata de aplicar la política de empresa.

Y suele ocurrir que hay algún empleado que abusa amparándose en el posible descontrol que pueda existir.

Hay varias señales de alarma que pueden ayudarnos a localizar al empleado que está excediéndose:

Sus gastos se diferencian mucho del resto de empleados de su nivel.

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