contable atado de manos

Responsabilidad de Cuentas por Pagar en la resolución de excepciones

Cuentas por Pagar (AP) es el área encargada de la tramitación administrativo-contable de las facturas de proveedores/acreedores. Esa tramitación incluye la realización de las siguientes tareas: gestión documental, conformación, codificación y resolución de incidencias. Y es generalmente aceptado que las tareas de aprobación y pago, aún siendo parte del circuito de tramitación, no son desarrolladas por AP. 
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aprobacion de facturas

Claves para la aprobación Efectiva de Facturas

En los procesos de compras con pedido, de forma generalizada, no existe un ciclo de aprobación de facturas ya que normalmente existe una validación/aprobación previa del pedido y segregación de funciones en el proceso de  recepción. En estos procesos de facturas con pedido, tal cual indicábamos en nuestro articulo previo,  la contabilización de las facturas se da tras el cuadre contra pedido, cuadre de 2 o 3 vías.

Facturas con incidencias

Facturas con incidencias: tipología

El área de Cuentas por Pagar es la encargada de la tramitación de las facturas recibidas de terceros. El fin último es la contabilización, pero en un porcentaje significativo de facturas, llegar a ese punto requiere haber dado muchos pasos antes.

La tramitación de una factura sin incidencias, aunque costosa en recursos, puede ser relativamente sencilla. Pero todo se complica cuando la factura presenta algún tipo de problema.

control de gastos de viaje

3 consejos para el control de los Gastos de viaje

Con los aires de recuperación económica soplando de nuevo en las velas de las empresas, se van reactivando los viajes de negocio y otras iniciativas empresariales orientadas a hacer crecer y cuidar la cartera de clientes, establecer nuevas colaboraciones con socios extranjeros o sencillamente volver a activar unidades de negocio que habían perdido operatividad durante la crisis.

proceso de cuentas por pagar

4 pasos hacia la sencillez en el proceso de Cuentas por Pagar

Cuando una empresa empieza a crecer y a aumentar su volumen de negocio, se presta especial atención a adaptar la parte de producción y de servicio al cliente a ese aumento de demanda. Pero, a menudo, no se presta la suficiente atención a la evolución que sufre el departamento de AP de la empresa durante el proceso de cuentas por pagar, limitándose la estrategia a aumentar la plantilla de éste.

proveedores de la empresa

¿Cómo mejorar la experiencia de los proveedores de la empresa?

Es uno de los secretos mejor guardados, y sobre todo en la gama de los productos de lujo o en la hostelería. Uno de los ingredientes esenciales para alcanzar la excelencia y poder fijar los precios con mayor libertad, es el cuadro de proveedores de la empresa.

Los proveedores tienen una importancia fundamental, y pueden ser la pieza clave que contribuya a levantar o hundir un negocio.

digitalizacion de facturas

Proceso de digitalización de facturas: Herramienta OCR

En el area de Cuentas por Pagar se conoce muy bien que el fin de una factura de proveedor en su contabilización, y todos los elementos de mejora que introduzcamos en el proceso de facturas de proveedor deben de ir encaminados a una reducción del ciclo de contabilización así como a disminuir el coste del proceso lo máximo posible. Por ellos la digitalización de facturas se trata de un avance inminente.

Maestro de proveedores

La importancia del maestro de proveedores

Es habitual que en los proyectos de mejora del proceso de Cuentas por pagar, un aspecto a revisar sea la calidad de la información contenida en el registro maestro de Proveedores.

Hay diferentes situaciones que suelen llevar a esa revisión: elevado número de incidencias por proveedor inexistente,  elevado número de llamadas telefónicas con consulta sobre pagos retrasados, reclasificaciones por errores en apuntes...

herramienta de workflow

¿Por qué usar una herramienta de Workflow en Cuentas por Pagar ?

El proceso de cuentas por pagar es un proceso, en la mayoría de las empresas, eminentemente manual y que consume un elevado numero de recursos, pues se estima que un empleado de AP procesa de media solo 10.000 facturas año.

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