Un cambio de erp no es incompatible con la mejora continua en AP

Proceso de AP ancestral

De media las compañías cambian su ERP cada 8 años. Unas de las tareas que más tiempo lleva en el análisis para su adaptación al nuevo sistema es el proceso compras y de facturas de proveedor o cuentas por pagar  (AP). El simple proceso de registro de facturas supone de media el 18% del tiempo de implementación.  Mucho tiempo dedicado para adaptar al nuevo sistema un proceso manual e imperfecto, repetido durante años bajo el requisito de “nosotros registramos las facturas de esta manera”. En definitiva, nuevos nombres de transacciones e interfaces más atractivos pero idénticos procesos ancestrales.

Unido a esta práctica habitual los fabricantes de ERPs de primera generación siguen sin prestar suficiente atención al proceso de registro de facturas recibidas, no disponiendo en muchos casos de tecnologías como factura electrónica o digitalización certificada, y cuando disponen de ellas significan desarrollos adicionales y son fruto de colaboración con empresas terceras y a costes que dificultan para muchas empresas su adquisición.

Muestra de que el proceso de facturas no mejora con la implementación de ERPs es que en los últimos 10 años la productividad del departamento de Cuentas por Pagar  ha evolucionado de 10.000 facturas por FTE de AP a 10.500 en el año 2015, algo totalmente irrelevante.

En nuestros 16 años de experiencia automatizando el proceso de facturas vemos repetidamente como las empresas relegan la mejora del proceso de AP - Accounts Payable a la finalización del proyecto de implementación de su ERP, en definitiva no cambiar nada para que nada cambie…. Hasta la próxima migración.

La implementación de una solución óptima del proceso de facturas de AP independiente del ERP pero totalmente interconexionada beneficia en múltiples aspectos:

 - Productividad y efectividad

 - Independencia del proceso de facturas de las restricciones tecnológicas del ERP implementado.

 - Adopción de nuevas tecnologías y adaptación a cambios normativos.

 - Favorece la externalización de tareas sin incumplir las normativas corporativas de seguridad de sistemas.

La implementación de un proceso de AP especializado permite incrementar la productividad de forma drástica, siendo productividades de 60.000 ó 70.000 (incluso el doble), dependiendo del proceso, totalmente alcanzable. El uso de tecnologías como Factura Electrónica, Workflow de Facturas y mecanismos de contabilización automática  para la contabilización de facturas de proveedor aportan a solidez al proceso. La automatización de las tareas de cuadre (conformación de facturas contra pedidos y/o entradas) y codificación (asignación de cuentas y criterios analiticos) sustentan el incremento de productividad.

Adicionalmente la automatización del proceso de forma especializada reduce enormemente los tiempos de implementación de los ERPs pasando de 18% del tiempo de implementación medio dedicado a un 2%-3%.

El ERP es el último paso en el camino de tramitación de las facturas. Disponer de un proceso robusto, automatizado y eficiente es posible independientemente del erp y de los cambios a los que el sistema contable sea sometido.

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