La problemática de las facturas extensas

gestión de facturas extensas con pedido

En el departamento de Cuentas por Pagar se reciben facturas en todas las formas y formatos imaginables. En este artículo analizamos las facturas con múltiples páginas que requieren un tratamiento individualizado y detallado de la información que contienen.

Las facturas extensas con muchas líneas, requieren tratamiento individualizado y pueden suponer un elevado coste tanto para el que las emite -ya que son susceptibles de ser pagadas con retraso-, como para el que las recibe -pues presentan ciertos problemas en su tratamiento. Normalmente, estas facturas, son del circuito de facturas con pedido para la compra de bienes materiales(inventarios).

El circuito de las facturas con pedido es aquel en el que existe un elemento contra el cual se comparan los datos de la factura. Después de esta labor de conformación / matching, vemos facturas que no presentan diferencias y otras con discrepancias entre pedido y factura o recepción de mercancía. Las facturas que no muestren diferencia en ese cuadre (ya sea a dos vías: factura vs pedido o albarán, o a tres vías: factura vs pedido vs albarán), se registrarán directamente en el sistema contable y/u operativo. Y las facturas con diferencias requerirán un tratamiento de la excepción; tratamiento cuya complejidad se verá aumentada exponencialmente dependiendo del número de líneas. 

En cada una de esas líneas de la factura existe información de pedido, albarán, referencia de producto, unidades, importes, fecha de entrega… Esta información es relevante y necesaria a la hora de hacer las comparaciones. Es mucho detalle y se requiere capacidad de análisis y de comparación.

Con el uso de la factura electrónica o la digitalización y el OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) de las facturas en papel, se reducen los problemas derivados del tratamiento de las líneas ya que en el primer caso, se eliminan los errores de la captura manual y, en el segundo se minimizan. No obstante,  con la extracción de datos de factura no se solventa el problema, a no ser que se disponga de un mecanismo de cuadre automático que simplifique estas tareas de comparación. Sin esta capacidad tecnológica de cuadre automático por parte del receptor, la evolución del proceso se ve mermada.

Herramientas de “matching” automático y “workflows” 

Para el receptor de la factura, cuantas más líneas tenga una de esas facturas, mayor es el trabajo que implica para el departamento de cuentas por pagar, pues mayores son las comprobaciones que hay que hacer y mayor es la probabilidad de que exista algún tipo de diferencia y por lo tanto una incidencia que requiere tramitación adicional.  Así pues, el coste de tramitación de estas facturas es mayor cuanto mayor es el número de líneas. El uso de motores de matching automático y workflows para resolución de excepciones son herramientas indispensables para avanzar hacia procesos eficientes en la tramitación de facturas con pedido.

Para el emisor de la factura, la práctica demuestra que las facturas se tramitan de forma completa, es decir, la factura debe estar bien al 100% para que sea registrada y pagada. ¿Cuál de las dos partes (comprador y vendedor) sale beneficiado si una factura de 400 líneas queda parada porque hay un error en una de ellas ?. Que una factura esté bien al 99% no es suficiente para que sea registrada y pagada.

El equilibrio: dos pedidos o menos por factura

Hay, por tanto, elementos múltiples a tener en cuenta en los dos actores del proceso: restricciones de los sistemas de facturación, ahorro de costes en la emisión de facturas, coste de recepción y tramitación de factura, retrasos en cobros/pagos por facturas con error... Pero desde  nuestra experiencia en proyectos en todos los sectores, con empresas de todos los tamaños y colaborando con nuestros clientes tanto en la emisión como en la recepción de facturas, podemos afirmar que el equilibrio se suele obtener en la relación:  dos pedidos o menos por factura, siendo ya no tan relevante el número de líneas y albaranes de dicho pedido.

Esa relación ya implica acotar la operación a la transacción comercial concreta, con un número de participantes reducidos (cuantos más pedidos más compradores) y con un número potencial de problemas limitado a los derivados de un único/número reducido de pedidos. En caso de incidencia su tramitación es más sencilla y en los sistemas de facturación suele ser una variable válida para la emisión de facturas.  Es por tanto la situación de mayor equilibrio para las partes y la que menos inconvenientes suele presentar.

 

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