5 Retos en el control de gastos de viaje en tu empresa

control de gastos de viaje

Los viajes de negocios van en aumento, y con ello, el gasto. La Global Business Travel Association (GBTA) prevé un aumento de hasta el 8,6% en el gasto global en viajes de negocios este año. Macrotendencias, tales como la (lenta) mejora de la confianza empresarial y el entorno de globalización económica en que vivimos, están contribuyendo a la subida. Otro factor clave es el crecimiento de trabajo móvil. Por ello surge un nuevo reto para las empresas: El control de gastos de viaje.

Control de gastos de viaje : Contexto actual

Este es un tema importante para los equipos de finanzas. Un reciente informe sobre el estado de la Gestión de Gastos de Viaje concluyó que el 38% de las organizaciones gastan 500.000 EUR o más en gastos de viajes, y el 18% gasta más de 5.000.000 EUR. El control de ese aumento del gasto de viajes es un desafío para los ejecutivos del 43% de las grandes empresas que participaron en el estudio. 

En este contexto, es más importante que nunca para los profesionales de finanzas encontrar una forma sencilla, precisa y eficaz de supervisar y controlar los viajes y sus gastos, mientras que se dote al personal desplazado de la máxima libertad para hacer su trabajo.

Sin embargo, como veremos a continuación, el estudio reveló que muchas organizaciones siguen utilizando métodos manuales tradicionales o sistemas informáticos obsoletos para gestionar las Hojas de Gastos. Este enfoque puede haber funcionado en el pasado, pero en el duro entorno empresarial de hoy en día, crea problemas que pueden obstaculizar las operaciones y la rentabilidad.

Control de gastos de viaje: El reto de las empresas

He aquí cinco cuestiones clave que son características del enfoque tradicional del control de gastos de viaje:

  1. Mala visibilidad de los datos y pobre precisión
    control de gastos de viaje
    El uso de sistemas manuales, o sistemas informáticos dispersos, para registrar, controlar y predecir los gastos de viaje puede dejar infructuosa la dedicación de los equipos de finanzas para asegurar la exactitud de los datos y para proporcionar a la dirección información precisa e informes actualizados. El estudio antes mencionado muestra que más de un tercio (35%) de las PyMES entrevistadas admite tener poca o ninguna visión clara de los gastos de viaje de sus empleados. Obviamente, esta falta de visibilidad puede conducir a una mala gestión de los presupuestos, así como a llevar los costes fuera de control.
     
  2. Procesos ineficientes
    Es fundamental que los gastos se reporten correctamente, y dentro de un plazo determinado. Entre otras cosas, esto significa poder reembolsar a los empleados con celeridad. Sin embargo, los empleados de más de dos tercios (69%) de las empresas del estudio aún envían los tickets de papel a sus departamentos de finanzas.​ 
    Los procesos anticuados se lo ponen difícil a las personas que presentan gastos, lo cual retarda informes y frustra a los empleados desplazados, que a menudo ven el proceso como indebidamente laborioso. La precisión y la productividad son inequívocamente erosionadas por esos procesos manuales, innecesariamente prolongados, y las reclamaciones podrían ser atribuidas a personas equivocadas. Es importante destacar el doble trabajo que deben llevar a cabo los equipos de finanzas con el fin localizar potenciales errores en las Hojas de Gasto, aumentando así, obviamente, los tiempos de proceso y sus costes.
     
  3. Altos costes de proceso
    Muchas empresas no son conscientes del coste del proceso. En particular, cuatro de cada cinco (80%) empresas en el estudio anteriormente mencionado no realizan un seguimiento activo del coste. Sin embargo, según el informe el coste de procesar manualmente una Hoja de Gastos era de 21,08 EUR en 2015, aumentando a 24,71 EUR en 2016. Estos datos contrastan con los de las empresas que utilizan un sistema de Gestión de Gastos totalmente automatizado, cuyo coste medio por Hoja de Gastos se sitúa en los 7,56 EUR.
     
  4. Incremento de los Gastos de Viaje
    Política de Gastos de Viaje-control de gastos de viajeLas empresas necesitan gastar para operar y esos costes aumentan a medida que aumenta la confianza empresarial. El control de este incremento en los Gastos de Viaje es un máximo reto para las empresas, y particularmente para las más grandes. El incremento generalizado de los Gastos de Viaje hace imprescindible reaccionar a aquellas empresas con procesos y prácticas obsoletas en la Gestión de Gastos: un aumento en el volumen de los gastos significa más trabajo para los equipos de finanzas e incluso mayores costes de proceso. Además del coste, la falta de visibilidad y de precisión hace que a las empresas les sea difícil controlar los gastos innecesarios.
     
  5. Hacer cumplir las políticas de viaje
    Por último, la falta de visibilidad de los gastos de viaje hace que a los equipos de finanzas les sea difícil identificar cuando los empleados incurren en gastos que están fuera de la política de viajes corporativos. Es altamente probable que, en esos casos, los gastos se aprueben estén o no conformes a la política de gastos de viaje de la empresa. Esto tiene consecuencias obvias en términos de control de costes y de cumplimiento de las normas pertinentes.

Control de gastos de viaje : La automatización como solución

La conclusión es que los Gastos de Viaje representan un importante coste para las empresas. El desafío elemental es, por tanto, el control de este gasto al tiempo que se facilitan las tareas al empleado desplazado, que, después de todo, está ayudando a ampliar y mejorar las operaciones de la empresa. No obstante, tal como hemos demostrado en este artículo, la Gestión de las Hojas de Gasto es una de las funciones más difíciles de controlar para una empresa que utilice procesos manuales o sistemas tecnológicos anticuados.

La buena noticia es que los sistemas más modernos y automatizados ponen las cosas más fáciles a las organizaciones, y ayudan a mejorar la precisión y la visibilidad mientras se reducen los costes. Estas herramientas de última generación pueden dar a los empleados acceso móvil que les permite registrar tickets y aprobar las correcciones realizadas por finanzas incluso estando desplazados. Los trabajadores pueden gestionar los recibos en tiempo real y los administradores reducen el cuello de botella de la aprobación consiguiendo así un proceso más eficiente gracias a la tecnología. También es destacable la aportación de estos sistemas al cumplimiento de la política de Gastos de Viaje. Por ejemplo, al hacer la reserva del viaje, los empleados podrían escoger tan solo entre opciones alineadas con la política. En otros tipos de gasto se envían, por ejemplo, alertas en tiempo real a los equipos pertinentes en el momento que los empleados intentan incurrir en gastos fuera de la política.

En vista del aumento de los viajes de negocios, las mejoras son necesarias para asegurar la futura rentabilidad y competitividad de muchas empresas. Es importante tomar medidas ahora en lugar de retrasar las mejoras, lo cual podría tener un gran impacto en el negocio.

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