10 razones para considerar la externalización de tareas de AP (parte II)

Razones para la Externalización de Cuentas por Pagar

La pasada semana publicábamos la primera parte de este compendio de razones por las que resulta interesante considerar, o al menos estudiar, la externalización de tareas de AP. Allí hablábamos de justificaciones como la optimización de costes, la automatización del proceso, la aplicación de tecnologías y soluciones de WorkFlow, la flexibilidad de costes o la estandarización.

Seguimos esta semana con elementos adicionales que pueden ayudar a tomar una decisión a favor de la externalización de las Cuentas por Pagar.

  1. Habilidad del Outsourcer.
    Las capacidades de los proveedores de servicios de externalización han aumentado considerablemente gracias a importantes inversiones en tecnología e infraestructuras que han realizado los principales proveedores con objeto de conseguir ejecutar los procesos de forma muy eficiente y con la máxima seguridad.
    Además, una empresa especializada tiene ciertas habilidades y conocimientos que no existen en la mayoría de departamentos de Cuentas por Pagar -o existen pero no en el grado que deberían. Un buen ejemplo es la auditoría de recuperación. Comprobar pagos anteriores para descubrir la duplicación de pagos o pagos en exceso, y así recuperar el dinero, requiere una habilidad especializada que un departamento convencional de AP no acostumbra tener. Pero incluso si la tuviera, es posible que no tenga tiempo de ejecutar la tarea, o su tiempo es más eficiente realizando alguna otra cosa. Hay departamentos de AP que hoy en día ya externalizan las auditorías de recuperación a un proveedor especializado, que realiza el trabajo, y no se paga hasta que el dinero sea realmente recuperado.
    Otros ejemplos son la recuperación del IVA, cumplimiento de los contratos, la auditoría y pago de facturas de transporte complejos, facturas de telecomunicaciones, …
     
  2. Acceso a las Mejores Prácticas.
    La externalización muy a menudo permite a las organizaciones aprovechar los beneficios que se derivan de aplicar las mejores prácticas en todas las funciones de AP. Los principales proveedores de servicios han desarrollado plataformas y metodologías específicas para dar respuesta a los requerimientos de diferentes áreas y funciones de AP, y por tanto, están mejor posicionados para proporcionar soluciones a los problemas comunes de un departamento de AP. Por ejemplo, si una empresa está teniendo problemas para procesar las facturas debido a asuntos relacionados con sus procedimientos de AP, el proveedor externo puede asesorar activamente al departamento de AP respecto a cómo solucionar la situación. Eso es porque el proveedor externo puede tener una gran cantidad de experiencia trabajando con departamentos de Cuentas por Pagar en otras organizaciones en industrias similares que se han encontrado, y han resuelto, los mismos problemas.
     
  3. Reducción de los costes laborales.
    Llevar a cabo ciertas tareas en algún otro país, (un proceso conocido como deslocalización) puede ofrecer otros beneficios específicos. El principal impulsor de deslocalizar cualquier actividad de las organizaciones de los países del G8 es la ventaja de costes ofrecida por países como India, Filipinas, Polonia o España, donde las funciones de AP pueden ser administradas a costes significativamente menores. El ahorro estimado oscila entre el 20 y el 60 por ciento de los costes locales. La deslocalización deriva en la reducción de los costes de operación debido a la reducción de personal en el departamento de AP, el ahorro en los costes de formación, y ahorros en los gastos indirectos relacionados.
     
  4. Requerimientos multilenguaje.
    Las organizaciones están repartidas por todo el mundo, y también sus departamentos de AP. Sin embargo, los requerimientos de servicio en cada región son diferentes, y en ciertos casos (como en Europa), es extremadamente importante que el departamento de AP interactúe en el idioma local de sus proveedores y empleados. Las organizaciones pueden, por lo tanto, deslocalizar la ejecución de funciones de AP a lugares donde las operaciones se lleven a cabo en varios idiomas.
     
  5. Operación 24h/24h.
    Los proveedores de primer nivel de servicios de externalización de Cuentas por Pagar acostumbrar a trabajar para compañías globales con múltiples localizaciones y deben proveer servicio 24 sobre 24 horas para atender los procesos de diferentes zonas horarias. Esta disponibilidad de servicio ayuda a reducir tanto la velocidad de entrada de documentos, como la velocidad de la disponibilidad para el pago.

Conclusiones

A pesar de que la reducción de costes es un factor clave en la toma de decisiones respecto a la externalización del proceso de Cuentas por Pagar, o la deslocalización, hay costes ocultos que son significativos y es necesario contemplar. En este apartado pueden incluirse los gastos de nueva infraestructura, la selección de proveedor, la gestión del servicio, asesoramiento legal, transición, formación, gestión del cambio, … Es por ello muy recomendable, en cualquier caso, llevar a cabo un cuidadoso análisis respecto a la idoneidad o no de externalizar los procesos de AP.

En easyAP llevamos 15 años procesando y contabilizando facturas para nuestros clientes. Y siempre, en todos los casos, les hemos acompañado en su análisis previo a la decisión. Tienes dudas respecto a la externalización? Consulta con nosotros

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