10 razones para considerar la externalización de tareas de AP (parte I)

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El 95% de las empresas que cotizan en NASDAQ tienen externalizadas parte o todos sus procesos asociados a la función de Cuentas por Pagar (Accounts Payables – AP), mientras que en España, hoy tan solo un 17% de las empresas que conforman el IBEX adoptan esta estrategia de externalización. Son muchos los departamentos de AP que utilizan la externalización como una forma de mejorar la operación de sus procesos, pero la externalización no tiene por qué ser completa, de ahí que, dependiendo de lo que esté externalizado, y en qué medida, se deriven beneficios diferentes.

Las empresas están bajo constante presión para reducir sus costes, y las operaciones de back-office que no generan ingresos son las primeras que se ponen en el punto de mira para la reducción. Al mismo tiempo, una normativa como la ley Sarbanes-Oxley –que a pesar de que afecte solo a sociedades cotizadas en USA, se ha convertido en referencia obligada en todo el mundo- exige más tiempo de gestión que se ha venido destinando al incremento de los controles internos.

Estas dos razones han sido un factor importante hacia la centralización de las funciones de back-office, incluyendo entre ellas la mayor parte de las operaciones de finanzas y contabilidad, y es llegado a este punto cuando la externalización se considera cada vez más como una opción que puede ofrecer ventajas significativas al tiempo que permite reducir costes e incrementar la eficiencia.

Por lo general, AP forma parte de una gran estrategia de externalización en una organización. AP es habitualmente una de las primeras funciones en ser externalizada dado que se trata de una "actividad interna", es decir que no se trata de una actividad que sea vista por los clientes de las empresas, es por ello que la externalización de AP se percibe como de un riesgo muy limitado, por no decir nulo, para su marca e imagen.

Los 10 impulsores de la externalización de AP

He aquí las principales razones por las que los Directores Financieros deben considerar la externalización total o parcial de las actividades de AP.

  1. Optimización de costes
    La razón número uno para la externalización de AP es la reducción de costes. Los accionistas presionan a las grandes organizaciones para aumentar sus márgenes, las estrategias de externalización permiten focalizarse en la actividad principal de las compañías, y las ventajas conseguidas por la externalización en términos de reducción de costes ofrecen un interesante margen para competir eficazmente en el mercado. No obstante, siempre hay que considerar que la reducción de coste derivado de la externalización de AP dependerá del nivel de eficiencia que una organización ya haya alcanzado. Por ejemplo, si un departamento de AP ya cuenta con una estrategia eficiente de automatización de facturas de proveedores, tendrá menos reducción de costes que otra empresa que no la tenga.
     
  2. Automatización del proceso
    Mientras que muchas organizaciones adoptan procesos sin papel, en general, el departamento de AP sigue estando en gran medida inundado por el papel. La gestión de documentos, por lo tanto, es un reto clave para las organizaciones, y la externalización les permite liberar tiempo y recursos significativos, además de desplazar la carga de papel en el proveedor del servicio subcontratado. La simplificación y estandarización de los procesos de AP y las reglas de negocio subyacentes a través del uso de las nuevas tecnologías ayuda a reducir el papeleo y, por lo tanto, el coste implicado en procesos manuales.
    Un proveedor de servicios de externalización de AP normalmente presentan algún tipo de automatización en el proceso de AP que se le asigne. La automatización mejora en mucho la precisión de la entrada de datos y ayuda a evitar errores como pagos en exceso, pagos duplicados, pagos a proveedores incorrectos, pérdidas de descuentos, cargos por pagos atrasados,… lo que reduce indirectamente los costes de operación y ayuda a mejorar los márgenes de beneficio.Por ejemplo, la externalización habilitaría -en muchos casos- las autorizaciones a través de la Web, que reducen drásticamente el tiempo del ciclo de factura a pago, aumentando así la posibilidad de acceder a descuentos por pronto pago, si fuera el caso. El aumento de la comunicación electrónica ha hecho posible la capacidad de llevar a cabo de forma remota las actividades de AP. Además, la adopción cada vez más extendida de soluciones de wokflow, gestión de documentos y tecnologías de imagen están permitiendo las transacciones electrónicas, y eliminando la necesidad de papel.
     
  3. Últimas Tecnologías y Aplicaciones de Workflow.
    Además de la gestión de documentos y la automatización, otro reto clave para la mayoría de los departamentos de AP es el flujo de trabajo -el proceso de enrutamiento y aprobación que puede involucrar la interacción y el seguimiento con varios empleados de la organización.
    Un bajo nivel de automatización del flujo de trabajo impacta negativamente en la eficiencia que se ve afectada de forma significativa. Los proveedores de servicios de externalización de AP invierten en las últimas tecnologías, tanto para la gestión de documentos, como el flujo de trabajo y son capaces de aprovechar estas ventajas para transferirlas a sus clientes.
     
  4. Flexibilidad de Costes.
    La externalización proporciona a las organizaciones flexibilidad en términos de trabajar con una variedad de diferentes modelos. Por ejemplo, el coste fijo de la función de AP se puede convertir en coste variable cuando se adopta un modelo de precios basado en la transacción. En base a ello, el número de empleados a tiempo completo (Full Time Employees - FTE) necesario puede ser incrementado o disminuido dependiendo del nivel de carga de trabajo. Además, las organizaciones tienen la posibilidad de trabajar con un conjunto de profesionales empleados por el proveedor de servicios de externalización sin la necesidad de hacer frente a los gastos generales de la contratación, el desgaste, la formación, y similares.
     
  5. Estandarización - Normalización.
    En las grandes organizaciones, los departamentos de AP son en su mayoría descentralizados, distribuidos en varios lugares, por tanto, no gozan de los beneficios de la normalización. Esto es especialmente cierto con operaciones a nivel mundial debido a que los procesos de AP a menudo se definen de manera diferente en diferentes países. Por lo tanto, no hay una forma "estándar" de hacer las cosas. 
    La externalización fuerza a las organizaciones a centralizar el proceso de AP y aplicar metodologías y procesos estándar adaptados a cada Región. Por ejemplo, una organización con operaciones globales tendrá que negociar con los bancos tarifas estándar y servicios aplicables en todas sus ubicaciones. Antes de hacer esto, la organización debe estandarizar sus procesos (como la frecuencia de los pagos, la gestión del cash-flow, las condiciones de crédito estándar, y similares) por lo que puede lograr un mejor trato con los bancos.

Hasta aquí las motivaciones de la externalización de AP de esta semana, la próxima semana continuaremos con 5 razones adicionales tan o más interesantes que las aquí expuestas. No obstante, si no puedes esperar, no dudes en contactarnos y las comentaremos personalmente.

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