Muchas empresas han tenido y tienen que pelear continuamente por conseguir que sus empleados registren de forma adecuada la relación de los gastos imputables a la empresa. El departamento de Cuentas por Pagar debe realizar una auténtica tarea de titanes a la hora de enfrentarse a los informes anuales o periódicos que les pasan los empleados y tratar de armonizarlos con los datos que tienen de tarjetas de empresa, las líneas generales de la política de gastos de la empresa, y el reflejo contable de todo esto.
Política BYOD: Tecnología movil y gesiton de gastos de empleado
Al ser un proceso laborioso y que no siempre funciona con la fluidez necesaria, alguna de las partes siempre sale perjudicada. Cuando no se hace un adecuado seguimiento de los gastos de empleado, la empresa pierde dinero o los empleados no son compensados adecuadamente en tiempo o en cantidad. Cualquiera de estas dos cosas perjudica a la compañía y le resta eficiencia.
La revolución que se ha vivido en la sociedad a través de la irrupción de los “smartphones”, ha trascendido a la empresa y se ha extendido rápidamente gracias a políticas del tipo BYOD (Bring Your Own Device) o a inversión en tecnología por parte de la empresa como apuesta por un modelo corporativo avanzado y evolucionado.
Beneficios de la política BYOD
La clave de esta incorporación de la tecnología móvil al día a día de los empleados es la accesibilidad y conectividad en tiempo real y desde cualquier ubicación. Con una adecuada aplicación para la gestión de los gastos de empleado que permita acceso desde el móvil, éste puede registrar un gasto en el mismo momento en el que se produce, asignarle una categoría, tomar fotografía o escanear el ticket o factura… y así todo queda registrado y contabilizado en la plataforma a la que acceden, tanto empleado, como supervisor, como personal del departamento contable.
Sin duda alguna, el móvil es ya una importante herramienta profesional para el empleado que tiene una gran movilidad y debe poder acceder a documentos y aplicaciones relacionadas con su trabajo, pero es también un punto estratégico para la compañía, pues, al facilitar la tarea de registro, aprobación y contabilización de los gastos en tiempo real, se va a mejorar sustancialmente el proceso, ganando agilidad y eficiencia.
Obviamente, el acceso móvil es una cuestión estratégica siempre que se cuente con una adecuada plataforma que organice todo el proceso y cumpla con las funcionalidades que se precisan. En este video podemos ver cómo mejora la gestión de gastos de empleado cuando se incorpora una aplicación inteligente que permite a los empleados registrar los gastos con su móvil.
