“Al loro, no estamos tan mal”, fue la exclamación de un famoso presidente de fútbol a algunos de sus detractores. Eso mismo, no somos tan malos, es nuestra conclusión al observar los resultados del estudio realizado por mineraltree, una reconocida empresa americana de soluciones de software para la automatización de cuentas por pagar.
El estudio de mineraltree, realizado entre septiembre y octubre de 2016, contó con la participación de 152 empresas americanas, y ha concluido con interesantes resultados.
Para apoyar nuestra afirmación de que “no estamos tan mal”, en este artículo compararemos los resultados del estudio de mineraltree con el realizado por easyap con empresas españolas a lo largo del segundo trimestre de 2016, y también con el realizado por easyap entre sus clientes.
1.- Aplicación de métricas de productividad en Cuentas por Pagar
En una actividad como la tramitación de las facturas de los proveedores, tan expuesta al trabajo manual y, en consecuencia, con un elevado coste, es fundamental utilizar métricas que puedan ser comparadas periódicamente para contrastar su evolución, y así comprobar si las medidas de actuación que se implementan son las adecuadas. Si, además, estas métricas son de carácter estándar, también podremos comparar nuestra productividad con la de empresas similares. La métrica estándar por excelencia para medir la productividad de un departamento de Cuentas a Pagar es el Coste de Procesamiento por Factura de Proveedor.
Cuando se le pregunta, ¿sabe lo que le cuesta a su organización procesar una factura de proveedor, incluyendo los costes de personal, los costes indirectos, los costes de hardware y software y/o la depreciación, etc.?
- El 69% de los encuestados respondieron que sí, que conocían esta información. Es significativo, sin embargo, observar que ante la misma pregunta, un año antes, la respuesta afirmativa era sólo en el 25% de los casos. Esta circunstancia sugiere un aumento de la sensibilidad debido al control de una importante fuente de costes, como son los generados por el departamento de Cuentas a Pagar .
- En el caso del estudio realizado en España por easyap , sólo el 39% de las empresas reconoce haber tomado conciencia del coste de tramitar las facturas de los proveedores
- Por último, en el caso de los clientes de esayap , el 100% de los clientes conocían su coste por factura. Easyap les factura un precio por cada factura tramitada, al que sólo hay que añadir los costes directos e indirectos de la persona, en algunos casos dos, directamente imputables a la actividad.
2.- Coste de tramitación por factura de proveedor
- El estudio de Mineraltree refleja que el 45% de los encuestados incurre en menos de 5 USD de coste por factura de proveedor, el 73% en menos de 10 USD (un 23% más que el año anterior), mientras que los malos resultados son: El 13% cuyo coste está entre 11 y 15 USD, y el 14% en 15+ USD por factura.
- En el caso del estudio entre empresas españolas realizado por easyap , el 36% de los encuestados afirma tener un coste por factura inferior a 7 euros, el 53% entre 7 y 12 euros y, por último, el 11% con un coste de más de 12 euros
- Respecto a los clientes de easyap , el 42% afirma tener un coste inferior a 3,5 euros por factura y el 58% restante menos de 4,8 euros.
Easyap ha lanzado, para aquellas empresas concienciadas con la contención de costes, una herramienta que facilita la obtención del coste de tramitación de las facturas de los proveedores. Para acceder a la calculadora de costes de tramitación por factura de proveedor, haz click aquí.
3.- Personas que intervienen en un proceso de tramitación de facturas de proveedores
El número de personas por las que pasa una factura durante el proceso es también un indicador importante. Sin duda, cuantas más personas participen en el procesamiento, cuantas más personas toquen una factura, mayores serán las tasas de error, más tardará un proveedor en recibir el pago y más probable será que una factura se pierda en el proceso.
- En el estudio de mineraltree en el mercado americano, cerca del 60% de los encuestados afirmó que cada una de sus facturas es “tocada” por dos o tres personas desde el momento de la recepción hasta el pago, mientras que el 33% se situó entre cuatro y cinco personas.
- En el caso del estudio realizado por easyap en España, el 26% de los participantes afirmó que cada factura pasaba por entre una y tres personas, mientras que el resto (74%) implicaba a cuatro o más personas.
- El 100% de los clientes de easyap , por su parte, declaran que ninguna persona de su organización toca físicamente una factura ya que todo el proceso, desde la recepción hasta la contabilización y el pago es electrónico.
La tecnología sigue evolucionando a un ritmo excepcional. Estas nuevas tecnologías y las empresas de Outsourcing de Cuentas por Pagar están transformando los tradicionales Departamentos de Cuentas por Pagar, de Centros de Coste, a generadores de ingresos. En easyap somos conscientes de la contención de costes en el área de Cuentas a Pagar de nuestros clientes manteniendo altos índices de calidad, seguridad y solvencia. Si quieres que te hablemos de cómo lo hacemos, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
